TSUISL PHS

Applicatiebeschrijving voor gepland taakbeheer

Applicatiebeschrijving voor gepland taakbeheer

Deze applicatie is ontworpen om het proces van het maken, volgen en rapporteren van geplande taken voor een organisatie te stroomlijnen en te automatiseren. Met een gedetailleerde workflow en meerdere controlepunten zorgt de applicatie ervoor dat alle taken worden voltooid zoals gepland, met de juiste documentatie en verantwoording. Belangrijke modules en functionaliteit zijn onder meer het maken van planningen, taakbeheer, het volgen van personeel en tools, inspectie, compliancerapportage en een integratie-interface.

Kernfuncties en workflow

1. Eenmalige planning maken

o Datumbereik definiëren: gebruikers kunnen het exacte tijdsbestek voor de taak opgeven door een “Vanaf datum” en “Tot datum” te selecteren, waardoor taken binnen gedefinieerde tijdslimieten kunnen worden gepland.

o Zone-, cluster- en leveranciersselectie: het schema kan worden toegewezen aan specifieke geografische of organisatorische zones, clusters en leveranciers, waardoor gerichte taaktoewijzing mogelijk wordt.

o Taaktoewijzing en personeelsplanning: gebruikers kunnen de functievereisten definiëren, waaronder:

 Het aanstellen van een leverancierssupervisor.

 Het specificeren van functierollen en de benodigde personeelsaantallen.

 Voertuiginvoergegevens toevoegen (indien van toepassing).

 Het invoeren van de gereedschappen die nodig zijn voor de klus en het maken van een inspectiechecklist.

 De frequentie van de taak instellen (of deze dagelijks, wekelijks, enz. moet plaatsvinden).

 Specificeren van dag- of datumgewijze planning voor complexe of terugkerende taken.

2. Personeelsbestand en poortpasbeheer

o Toegang tot personeel: Gebruikers kunnen individuele personeelsnamen invoeren, Gate Pass-nummers toewijzen en, indien van toepassing, redenen voor het omleiden van personeel aangeven.

o Locatie en documentatie: de locatie van elk personeelslid wordt gedocumenteerd en er worden foto's (voorfoto) gemaakt voor de eerste registratie.

o Controlelijst/hulpmiddelenbeheer: supervisors gebruiken een checklist om ervoor te zorgen dat de vereiste hulpmiddelen en hulpmiddelen gereed zijn en aan de voorschriften voldoen.

o Voertuigspecifieke taken: Bij voertuiggebaseerde activiteiten zijn chauffeurs verantwoordelijk voor het registreren van de openings- en sluitings-KM van het voertuig als onderdeel van de checklist.

3. Documentatie voor en na het werk

o Voor- en na-foto's: om de voltooiing en kwaliteit van het werk te valideren, worden er voor-en-na-foto's gemaakt door de leverancierssupervisor.

o Opmerkingen: Supervisors voeren opmerkingen in nadat de taak is voltooid, waarbij eventuele opmerkingen of problemen worden genoteerd.

4. Goedkeuring en opmerkingen op meerdere niveaus

o Beoordeling bedrijfssupervisor: Nadat de leveranciersupervisor de taak heeft voltooid, gaat deze naar de bedrijfssupervisor, die zijn/haar opmerkingen toevoegt.

o Senior Supervisor (SS) Review: De Senior SS geeft aanvullende feedback of opmerkingen, waardoor een meerlaagse taakverificatie wordt gegarandeerd.

o Sluiting: Zodra alle beoordelingen zijn voltooid, wordt de taak gemarkeerd als 'Gesloten', wat bevestigt dat de taak is voltooid en op alle niveaus is beoordeeld.

5. Naleving en boetebeheer

o Klacht versus feitelijk werkoverzicht: de applicatie vergelijkt geregistreerde klachten met het feitelijk verrichte werk. Als er discrepanties ontstaan, kunnen er sancties worden opgelegd om de aansprakelijkheid te garanderen.

6. Bewustmaking en rapportage voor senior toezichthouders

o Rapportbewustzijn: Senior Supervisors ontvangen een uitgebreid rapport, waardoor de transparantie en het bewustzijn van functiestatussen, compliance en problemen toenemen.